Organisation d’un détachement pour renfort médical en situation de crise sanitaire lors de la pandémie COVID-19 : retour sur une collaboration entre les CHU de Lille et de Strasbourg

Abstract

The COVID-19 pandemic put the French health system, mainly based on local and regional organisation, under tremendously high pressure. During the crisis climax, many hospitals, like the Strasbourg University Hospital, had to rely on backup from available anaesthesiologists, working in spared regions, to relieve healthcare resources and reinforce local teams. This remarkable chain of solidarity compensated for limited healthcare resources and allowed for appropriate, high-level care of severe COVID-19 patients in Strasbourg. Adequate allocation of medical resources required anticipation, reactivity and a skill-oriented dispatch from both administrative and medical perspectives. To maximise its efficacy, this system should focus on facilitating rapid integration of medical resources from abroad in ancillary tasks and ease their rapid acquisition of local protocols. One again, human factor turned out to be the most decisive element in mitigating the COVID-19 pandemic.

Lors du pic des nouvelles admissions en réanimation de la région Grand Est [1] (figure 1 ), un appel au renfort a été envoyé par les HUS (Hôpitaux universitaires de Strasbourg) [2] via le Professeur Pottecher et le comité ACUTE (Anesthésie-réanimation pour chirurgie, urgences vitales et traumatologiques) de la SFAR.

Figure 1.

Admissions hebdomadaires en réanimation dans la région Grand Est

L’objectif était d’anticiper une nouvelle semaine intense en termes d’admissions en réanimation et de diminuer la charge de travail des équipes en place mobilisées depuis le début de la crise sanitaire (le 3 mars 2020). Au retour de Strasbourg, après avoir surmonté les contraintes organisationnelles et bénéficié de l’expérience qu’un tel processus implique, il nous a paru important et utile de synthétiser les principales actions à mener à destination des soignants qui souhaiteraient s’inscrire dans une action similaire.

Trouver des ressources humaines efficientes

Même si en temps de crise sanitaire toute aide est la bienvenue, il est essentiel avant la diffusion de l’appel à renfort d’édicter les compétences requises afin d’optimiser la performance du personnel détaché. Notre DES d’anesthésie-réanimation nous permet de prendre en charge les patients atteints du nouveau coronavirus (SARS-CoV-2) en état critique. Néanmoins, en fonction de notre activité habituelle, l’utilisation de certaines techniques de réanimation, comme l’épuration extra-rénale par anticoagulation régionale au citrate, ou encore l’oxygénation extracorporelle, peuvent être complexes à appréhender durant une période et un environnement de crise sanitaire, non propices à l’apprentissage. Ceci est d’autant plus vrai que les dispositifs matériels et les protocoles locaux ne sont pas identiques d’un établissement à l’autre. Dans la réalité, rien n’est insurmontable, mais le temps nécessaire à la formation du praticien arrivant doit être le plus court possible afin de tirer un maximum de bénéfices du renfort. En pratique, le déploiement rapide de médecins anesthésistes-réanimateurs du bloc opératoire, vers les unités de réanimation et de surveillance continue, avait rendu nécessaire, localement, un travail conséquent de formalisation des protocoles médicaux et leur diffusion via le site internet du service. Ce travail de formalisation a été très utile pour communiquer aux médecins détachés, en amont de leur arrivée, la grande majorité des protocoles locaux en vigueur dans le contexte COVID-19. Le choix du type de diffusion de l’appel à renfort doit être réfléchi. D’après notre expérience, il semble intéressant de faire appel, dans un premier temps, à un réseau de contacts déjà bien identifiés. La solidarité au sein du réseau SFAR du comité ACUTE a bien fonctionné, permettant un relais de la demande via une chaîne de diffusion. Si un grand nombre de renforts est requis, une diffusion à grande échelle est préférable, mais elle impose un contact individuel avec chaque soignant volontaire pour s’assurer que son cursus est compatible avec l’activité vers laquelle il est dirigé. Elle sollicitera davantage les coordinateurs médicaux et des équipes de direction qui devront impérativement être nommés. La cellule de crise hospitalière sera à même de gérer l’afflux de réponses. Lors d’une recrudescence nationale des besoins en médecins formés à la réanimation, il faut également évaluer les besoins du centre hospitalier de rattachement afin de ne pas mettre en tension le système organisationnel du service d’origine (discussion chef de service/chef de pôle/cellule de crise). Il est alors impératif de définir une période minimale de mobilisation de la personne en fonction du temps d’adaptation nécessaire à un nouvel agent lors de son arrivée dans une nouvelle structure.

Organiser la logistique avant l’arrivée

Dans l’objectif d’une coopération efficiente, une organisation logistique doit être mise en place dans un laps de temps réduit. Après avoir recueilli les autorisations hiérarchiques au détachement, il est nécessaire que les directions des deux hôpitaux se mettent en contact pour établir des conventions ou contrats (figure 2 ).

Figure 2.

Renforts de médecins-anesthésistes réanimateurs/réanimateurs médicaux aux hôpitaux universitaires de Strasbourg (9 mars–31 mai 2020)

Ceux-ci devront notamment détailler les questions d’assurances, de responsabilités, de couvertures des risques sociaux et de salaires. Dans un contexte de confinement et de restrictions des déplacements, il s’avère utile de posséder un ordre de mission permettant de se rendre sur les lieux du détachement. La Direction des Affaires Médicales (DAM) pourra apporter des précisions pour faciliter le transport : horaires et disponibilité des trains, carte d’accès aux transports en commun, remboursement d’éventuels frais de déplacement… Avant le départ, toujours en lien avec la DAM, les modalités pratiques concernant les questions des logements et des repas devront être abordées. Dans notre cas, nous avons pu bénéficier de la solidarité des strasbourgeois ayant mis des appartements à disposition des HUS. En ce qui concerne l’organisation matérielle, il est essentiel d’avoir à disposition, dès le premier jour, une carte d’accès aux différents sites, un lieu pour déposer ses effets personnels, des codes pour les applications informatiques, un téléphone et un répertoire des numéros les plus usités.

Structurer l’exercice médical pendant le détachement

Accueillir

Un accueil est indispensable lors du premier jour du praticien dans l’établissement. Une visite des principaux sites utiles est nécessaire pour se déplacer efficacement dans l’hôpital. Une présentation aux équipes en place permet de faire connaissance avec les personnes avec qui l’on va travailler et leurs fonctions. Lorsque la situation sanitaire impose le port d’équipements de protection individuelle, il n’est pas aisé d’identifier correctement le personnel présent dans son unité. L’ensemble des soignants (renfort ou non) devrait ainsi afficher de façon visible son identité et sa fonction (badge) afin d’améliorer la communication et le travail en équipe [3]. Il convient également de présenter le matériel utilisé si celui-ci est inhabituel, de connaître les tensions d’approvisionnement en consommables, comme en médicaments.

Faciliter l’autonomie

Le praticien « renfort » doit être capable de s’adapter à l’organisation de l’hôpital pour une intégration rapide. Pour ce faire, l’envoi, avant son arrivée, des protocoles thérapeutiques et de soins existants est extrêmement utile. Cette démarche permet au médecin d’anticiper et d’harmoniser les futures prises en charge. De même, avant le départ en mission, il faut encourager le praticien à se former auprès des unités de son hôpital traitant des mêmes pathologies. Il semble judicieux de mettre en place dans le service accueillant, un système de « doublure » et/ou un référent médical pour faciliter l’intégration et le déroulement du renfort. En outre, une connaissance des logiciels de prescriptions et de suivis patients utilisés (dossier patient, biologie, imagerie, thérapeutique…) facilitera grandement l’activité médicale. Les protocoles de soins doivent être, au préalable, implémentés directement dans l’arborescence du logiciel afin d’éviter toute perte de temps. Si le praticien ne maîtrise pas les outils informatiques, une formation au moment de la prise de poste est nécessaire.

Réorganiser l’exercice médical

Lors d’une crise sanitaire, une réorganisation en urgence de l’activité médicale s’impose. Il est nécessaire de restructurer l’activité des personnels soignants et non soignants pour une optimisation des ressources humaines. Au cours de notre mission aux HUS, l’exercice médical a pu se structurer autour d’une « journée type ». Tout d’abord, la réunion du matin réunissant l’ensemble du service d’anesthésie-réanimation (médecins, cadres de soins, chirurgiens partenaires) permettait de prendre connaissance de la situation sanitaire locale et régionale, de connaître les flux de patients, les évolutions attendues dans le futur proche et les protocoles de soins mis en place. Ensuite, le staff constitué avec les praticiens de l’unité permettait de prendre connaissance des dossiers de patients, des « stratégies thérapeutiques », et d’organiser la journée (répartition des patients, des gestes techniques, des examens complémentaires). Enfin, l’après-midi, une réunion collégiale avec la présence d’un réanimateur extérieur à l’unité était l’occasion de discuter des prises en charges les plus complexes et de mettre en place des discussions éthiques si nécessaire. L’activité médicale des unités de réanimation a pu être soulagée par la mise en place d’une « task force » chirurgicale [4]. C’est ainsi que les chirurgiens ont constitué des équipes pour assurer : les mobilisations dans le cadre des décubitus ventraux, les appels aux familles et aux médecins traitants, les liens avec les hôpitaux ayant accueilli des patients transférés et la participation aux discussions éthiques.

Participer à la permanence des soins

En ce qui concerne la participation à la permanence des soins, il semble délicat d’intégrer le personnel détaché dans le planning de garde. En effet, cette activité requiert une parfaite autonomie et une connaissance fine de l’organisation locale. Néanmoins, il reste envisageable que le renfort participe aux activités de garde, dans la mesure où un collègue pouvant répondre rapidement à des problématiques techniques ou organisationnelles soit présent sur place.

Partager nos expériences

Après une telle mobilisation, il est important de valoriser les expériences vécues, tant d’un point de vue personnel que professionnel, en partageant avec les équipes accueillantes et de départ les connaissances acquises, permettant d’optimiser les prises en charge durant de futures périodes de crises sanitaires, telles que celle induite par le nouveau coronavirus (SARS-CoV-2). Cette démarche peut également s’inscrire dans l’organisation plus globale d’un RETEX.

Le retour à l’activité quotidienne du praticien peut être délicat, selon l’expérience vécue et la complexité des situations rencontrées. La prise en charge des patients atteints du COVID-19 reste exceptionnelle, chronophage et énergivore. Elle s’est imposée brutalement et soudainement dans nos vies de soignants. Dans ce contexte où les rapports humains ont été bouleversés, un suivi psychologique des praticiens détachés pourrait être envisagé s’il n’est pas existant dans son service de rattachement.

Conclusion

Lors de ce cette crise sanitaire majeure, le besoin en ressources humaines et matérielles extérieures s’est avéré inévitable. Cette aide apportée en urgence nécessite une organisation précise et rapide pour être efficiente. Même si la solidarité interprofessionnelle et la polyvalence de notre spécialité facilitent la mise en œuvre d’un tel renfort sanitaire, chaque établissement hospitalier se doit désormais de préparer le déclenchement de ce type de procédure. L’exercice médical et paramédical effectué dans ce contexte se doit de garder une culture de qualité et de sécurité des soins. Ainsi, la mise en place d’un retour d’expérience permet de communiquer sur cette épreuve humaine exceptionnelle tout en améliorant la gestion des risques à venir en situation de pandémie.

Déclaration de liens d’intérêts

les auteurs déclarent ne pas avoir de liens d’intérêts.