Einleitung Digitale Unterstützungssystemewie Informationsportale können für Arbeitnehmende und Arbeitgebende in der Gesundheits- und Pflegebranche eine Chance sein, niedrigschwellig Informationen zur Verfügung zu stellen bzw. diese abrufen zu können. Insbesondere wenn Probleme und Informationslücken durch analoge Weitergaben (bspw. Kopie und Auslage in Papierform) auftreten. Um eine ganzheitliche digitale Transformation des Unternehmens und die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu erreichen, müssen diese frühzeitig involviert und Prozesse kleinteilig aufgenommen und transparent offengelegt werden.
Methoden In Workshops wurden in einer stationären Pflegeeinrichtung zunächst mögliche Bausteine für ein Informationsportal mit Mitarbeitenden über alle Tätigkeitsklassen hinweg diskutiert und anschließend ein erster Baustein (Protokollmanagement) ausgewählt. Die Prozesse dieses Bausteins wurden mittels leitfadengestützter Experteninterviews (n=10) erfasst und anschließend in einem Prozessmodellierungstool unter Nutzung der BPMN-Methode (Business Process Modeling Notation) grafisch aufbereitet. Gleichzeitig wurde die Perspektive der Mitarbeitenden fokussiert, mit welchen ebenfalls leitfadengestützte Experteninterviews (n=8) erfolgten um Aufschluss darüber zu erhalten, wie diese mit Protokollen interagieren und welche Änderungsbedarfe sie in diesem Bereich sehen.
Ergebnisse Für den erfassten Baustein stellte sich heraus, dass Protokolle hauptsächlich von Führungskräften erstellt und bearbeitet werden. Die Erfassung verläuft über die fünf Standorte hinweg nicht standardisiert, sondern stark individualisiert. Einige Verantwortliche nutzen dabei Vorlagen, wogegen andere auf handschriftliche Notizen zurückgreifen. Teilweise werden Protokolle zunächst handschriftlich erfasst und im Nachgang digitalisiert, eine rein digitalisierte Erfassung erfolgt hingegen selten. Problempunkte ergeben sich bei der gegenwärtigen Handhabung darin, den Mitarbeitenden die Protokolle transparent zur Verfügung zu stellen, da keine Lesekontrolle erfolgt, Mitarbeitende jedoch Aufgaben aus den Protokollen ableiten müssen. Des Weiteren erhalten sie bei Abwesenheit notwendige Informationen nachträglich oftmals nicht und es können u.a. Zeitverluste enstehen.
Schlussfolgerung Mittels des gewählten Untersuchungsansatzes konnte ein bedarfsgerechter Implementierungsbaustein für ein digitales Informationsportal partizipativ erfasst werden. Dies erhöht die spätere Akzeptanz und die Wahrscheinlichkeit, dass das Tool zukünftig von den Mitarbeitenden genutzt wird. Gleichzeitig soll damit eine Informationsüberflutung und Unübersichtlichkeit im Informationsportal verhindert werden. Zudem sehen insbesondere Führungskräfte eine digitale Transformation zur Informationsweitergabe als wichtige Chance an, ihre Mitarbeitenden ganzheitlicher erreichen und Informationen zur Verfügung stellen zu können. Die Prozessanalyse zusätzlich gewählter Bausteine wie „Terminmanagement“ und „Betriebliches Gesundheitsmanagement“ steht im Fokus der weiteren Untersuchung.
