Conseils pour faciliter la documentation dans la pratique des soins primaires

Les cliniciens de soins primaires font face à des demandes grandissantes et éprouvent de plus en plus d’épuisement professionnel^1,2. Durant les rencontres cliniques, nous devons simultanément écouter, examiner les dossiers et interagir avec les patients — tout en essayant de nous conformer à nos standards de documentation. Il est essentiel de relever ces défis avec des scribes médicaux assistés par intelligence artificielle (scribes IA) sur place pour soutenir les soins primaires et le bien-être des cliniciens^2-4.

Les scribes IA sont des logiciels qui mettent à profit le traitement du langage naturel et la reconnaissance automatique de la parole pour générer des notes à partir de conversations^3-5. Des données probantes émergentes dans les ouvrages scientifiques font valoir que les scribes IA réduisent la charge cognitive, améliorent la satisfaction des patients et restaurent la joie de pratiquer la médecine^6,7. Forts de notre expérience combinée de 10 000 notes assistées par IA, nous présentons ici des paramètres pour choisir et implanter des scribes IA, nous explorons les pièges potentiels et nous offrons un guide pour ceux qui souhaitent faire le saut.

Les scribes IA comme deuxième souffle

Les scribes IA peuvent permettre aux cliniciens de se concentrer sur le récit des patients et de mieux interagir avec eux. Les cliniciens devraient verbaliser leurs observations non verbales et les processus de réflexion durant les interactions et ils sont encouragés à résumer leur plan pour améliorer à la fois la documentation par le scribe et la compréhension des patients. Il est plausible que de meilleures notes puissent soutenir la continuité des soins, améliorer la documentation pour les assurances et à des fins médicolégales et faciliter les soins en équipe.

Les pièges dans l’adoption des scribes IA

Les notes produites par IA doivent être exactes pour assurer des soins sécuritaires et efficaces. Les cliniciens doivent être professionnellement imputables et responsables lorsqu’ils utilisent des outils assistés par IA dans la pratique. Il faut tenir compte des pièges suivants^8-10 :

• Les scribes IA peuvent produire des « hallucinations » selon lesquelles du contenu fabriqué, mais plausible apparaît dans les notes. La revue des notes antérieures est une étape nécessaire, surtout si l’IA est impliquée. Même si aucune poursuite n’a eu lieu jusqu’à présent au Canada, de telles erreurs pourraient poser un risque médicolégal à l’avenir et doivent être rigoureusement corrigées.

• Des biais peuvent résulter d’un entrainement insuffisant des données pour les programmes IA. L’IA peut omettre des données spécifiques à l’ethnie ou au genre et affecter en particulier les patientes et les personnes racialisées. Il faut donc en tenir compte.

• Si un clinicien se fie trop à un scribe IA, cela peut contribuer à une conclusion prématurée dans certains cas, mais ces biais cognitifs sont aussi d’origine multifactorielle.

• Les patients doivent savoir que nous utilisons des scribes IA et il est essentiel d’obtenir leur consentement. Le consentement doit être éclairé, documenté et revisité. Il importe aussi de respecter les patients qui ne consentent pas à l’utilisation de scribes IA durant les rendez-vous pour offrir des soins équitables et centrés sur le patient.

• Il faut assurer le respect des lois sur la protection des renseignements personnels (p. ex. Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques¹¹). Il faut demander aux fournisseurs si les données sont entreposées au Canada, si elles sont réutilisées pour l’entrainement ou si elles sont gardées à long terme. Demandez aussi aux fournisseurs si une évaluation de l’impact sur la confidentialité a été effectuée.

Voici des exemples de phrases pour demander le consentement, inspirés par l’expérience des auteurs. Lorsque le consentement est demandé la première fois, dites : « Je voulais demander votre permission d’utiliser un outil sécuritaire de scribe IA pour aider à produire la documentation durant notre rendez-vous de sorte que je puisse me concentrer encore plus sur vous. Êtes-vous d’accord? »

Pour les patients qui ont déjà consenti à l’utilisation des scribes IA durant les rendez-vous : « À titre de rappel, je vous écoute et mon programme IA écoute aussi, pour de meilleurs soins. Est-ce toujours correct? »

Il peut être difficile de choisir un programme lorsqu’il existe un si grand nombre de fournisseurs qui offrent différents forfaits d’abonnement ou diverses périodes d’essai. De plus, leurs forfaits changent constamment et il faut donc effectuer une analyse de rentabilité pour chaque fournisseur. Le programme le moins coûteux n’est pas nécessairement le meilleur. En outre, les programmes les plus chers peuvent avoir des caractéristiques inutiles. Les programmes à performance inférieure peuvent exiger plus de temps de révision, présenter plus d’hallucinations ou avoir des plateformes moins conviviales.

Il peut falloir mettre à l’essai entre 1 et 4 entreprises d’IA différentes pour recueillir assez de renseignements sans être submergé. Il est important d’en essayer plusieurs pour vous aider à trouver le bon scribe IA pour votre façon de travailler. Dans le choix du programme le mieux agencé, il faut insister sur l’exactitude de la note et se limiter aux options dont vous vous servirez régulièrement.

Le choix d’un scribe IA

La liste suivante présente les principales questions que vous devriez poser pour choisir un scribe IA^10,12.

1. Comment votre IA assure-t-elle la qualité, l’exactitude et la fiabilité? Votre programme utilise-t-il les plus récents moteurs de traitement du langage naturel et de reconnaissance de la parole pour réduire les erreurs, les hallucinations et le temps de révision?

2. La plateforme est-elle optimisée sur le plan de l’efficience et de la rapidité? Y a-t-il de multiples points d’accès (p. ex. navigateurs de site web, applications mobiles ou intégrateur d’appareils pour une utilisation en continu)? Posez des questions à propos de la dictée directe, des extrants adaptables (p. ex. feuillets à remettre aux patients, demandes de consultation) et de la façon d’intégrer des adresses de sites Web et des données sur la santé caviardées dans la note.

3. Dans quelle mesure l’IA est-elle adaptable sur mesure? Pouvez-vous individualiser le style des notes (p. ex. par points saillants ou narratifs; brèves ou exhaustives)? Comment la rétroaction influence-t-elle la qualité future des notes et l’IA peut-elle apprendre pour améliorer l’exactitude des notes avec le temps?

4. Quelle est la structure des services et des prix? Évaluez le soutien offert par le fournisseur, les délais de réponse et le matériel de formation. Comparez les prix des meilleurs forfaits d’abonnement et les rabais de groupe.

5. Le programme peut-il être intégré dans vos dossiers médicaux électroniques (DME)? Soupesez une intégration homogène aux DME par rapport à une plus grande efficience du programme par IA. Demandez si l’intégration de l’IA dans les DME influence les risques en matière de cybersécurité.

Meilleures pratiques pour l’implantation d’un scribe IA

Définissez vos besoins et vos objectifs et choisissez en conséquence. Évaluez vos problèmes liés à la documentation et déterminez si la production de notes de consultation plutôt que la production d’une brève note SOAP (subjective, objective, analytique et plan) est ce qui vous convient (Figure 1). Prenez conscience de vos tâches les plus courantes au quotidien et choisissez les programmes qui peuvent les réaliser avec efficience^10,12.

Figure 1.

Marche à suivre pour adopter un scribe IA

Mettez à l’essai les plans suggérés, y compris les processus d’amélioration continue de la qualité. Essayez chaque programme pendant 1 ou 2 semaines pour évaluer sa facilité d’utilisation et, à l’aide de l’Annexe 1 disponible en anglais dans CFPlus^*, accordez-leur une note. Choisissez une date pour commencer l’implantation de votre scribe IA et soyez conscient qu’il peut falloir entre 1 et 3 mois pour optimiser la performance de l’outil, lui enseigner votre style et vos préférences, de même que travailler avec votre clinique, les fournisseurs et les associations professionnelles pour peaufiner vos modalités de travail. Une fois que vous avez choisi un fournisseur, continuez à évaluer la qualité de vos notes générées par IA, à apprendre ses caractéristiques et à essayer de nouvelles façons d’améliorer l’efficience et l’efficacité de votre documentation^10,12.

Conclusion

Les scribes IA offrent une solution viable pour réduire le fardeau administratif et améliorer l’efficience dans la pratique médicale. Le choix d’un scribe IA approprié exige de tenir compte de manière rigoureuse et systématique des facteurs comme l’intégration dans les DME, le respect de la confidentialité, les caractéristiques et le prix. Des recherches futures sont essentielles pour une amélioration continuelle et une implantation responsable de la technologie des scribes IA.