Du fait du Covid-19, de nouvelles règles ont été publiées pour la tenue de réunion et de délibération des assemblées générales et organes dirigeants des sociétés d’exploitation de laboratoires de biologie médicale (LBM) dotées de la personnalité morale.
Les principales mesures sont définies par le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 [1] et de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 [2], qui a adapté les règles de réunion et de délibération des assemblées générales et organes dirigeants, de tous les groupements de droit privé, dotés ou non de la personnalité morale, que nous adaptons aux LBM. Il est indispensable toutefois que vous consultiez votre avocat ou votre expert-comptable avant de prendre des décisions.
Entrée en vigueur : portée rétroactive partielle.
Ce décret est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 31 juillet 2020. Les articles 1er, 3 à 5, 7, 9 et 10 ont une portée rétroactive fixée, comme l’ordonnance n° 2020-318 [3], au 12 mars 2020.
L’article 2 relatif à la délégation de compétence au représentant légal, pour arrêter les modalités de tenue de l’assemblée et l’article 6, relatif aux modalités d’exercice des droits des mandants et de leurs mandataires, sont applicables à compter de l’entrée en vigueur du décret, soit le 12 avril 2020.
L’article 8-I, 2° relatif au mode de désignation des scrutateurs est applicable aux assemblées dont la convocation intervient après l’entrée en vigueur du décret.
Les associés peuvent adresser leurs mandats par message électronique à l’adresse indiquée dans la convocation
Délégation pour convoquer une assemblée à huis clos
Dans les sociétés où la convocation de l’assemblée relève, non pas de la compétence du représentant légal mais d’un autre organe (cas, par exemple, du conseil d’administration ou du directoire des Selafa), l’ordonnance 2 020-321 autorise cet organe à déléguer au représentant légal (dans les Selafa : directeur général ; président du directoire et directeurs généraux) sa compétence pour convoquer une assemblée « à huis clos ».
Dans ce cas, la délégation doit être établie par écrit (qu’il s’agisse d’un support papier ou électronique)et préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.
Participation à l’assemblée
Message électronique
Les conditions dans lesquelles les associés d’une société informent la société qu’ils se font représenter à l’assemblée par un autre associé ou par un tiers peuvent être assouplies si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou, le cas échéant, le représentant légal agissant sur délégation de cet organe) le souhaite. En effet, le décret lui permet de décider que les associés peuvent adresser leursmandats par message électronique à l’adresse indiquée à cet effet dans la convocation.
Assemblée tenue à huis clos
Des aménagements sont apportés par l’article 6 du décret aux règles de représentation des actionnaires de Selafa à une assemblée tenue à huis clos (mesures applicables à compter du 12 avril 2020).
S’agissant des délais, voyez avec votre conseil.
Vote par correspondance
Lorsque le vote par correspondance à l’assemblée est autorisé (cas, par exemple, dans les Selafa mais pas dans les SELARL), l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation) peut décider que les associés ont la possibilité d’adresser leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation (applicable depuis le 12 mars 2020).
Tenue d’une assemblée de SELARL ou de SELAFA par visioconférence
En cas de tenue d’une assemblée de SELARL ou de Selafa par visioconférence, la possibilité pour les associés de voter par des moyens électroniques de télécommunication permettant leur identification peut être décidée par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou le représentant légal agissant sur délégation) sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet (applicable depuis le 12 mars 2020).
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Cette règle est aussi applicable aux assemblées d’obligataires et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital, mais pas aux assemblées d’associés d’autres sociétés, telles les sociétés par actions simplifiées (Selas).
Choisir un autre mode de participation à l’assemblée
Par dérogation au droit commun des assemblées de sociétés anonymes, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation peut, sans qu’une clause statutaire n’ait à le prévoir, choisir un autre mode de participation à l’assemblée, sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société dans des délais compatibles avec ceux prévus par les textes pour la prise en compte des instructions des actionnaires (applicable depuis le 12 mars 2020).
Les instructions précédentes sont alors révoquées (applicable depuis le 12 mars 2020).
Composition du bureau de l’assemblée générale en cas de tenue « à huis clos »
L’article 8 du décret précise les règles applicables.
Pour la présidence de l’assemblée générale
Si l’assemblée d’actionnaires ne peut être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux.
Cette disposition est applicable aux Selafa, Selca, SE, assemblées spéciales des porteurs de certificats d’investissement et aux assemblées de porteurs d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote.
Pour la désignation des scrutateurs
En outre, l’article 8-I, 2° dispose que l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire désigne deux scrutateurs, qu’il s’efforce de choisir parmi les actionnaires. À défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires.
Cette disposition est applicable aux assemblées dont la convocation intervient après l’entrée en vigueur du décret.
Enfin, il est à noter que l’article 11 prévoit que les dispositions de cet article 8 peuvent être complétées par décret.