Buchhaltungs-ABC. Der Jahreswechsel ist traditionell ein Zeitpunkt des Rückblicks sowie der Vorausschau und Planung. In diesem Jahr sind die Unwägbarkeiten für zukünftige Betrachtungen besonders hoch - aber auch die großen Veränderungen des Jahres schlagen sich in der Praxis und somit auch in der Buchhaltung nieder. Eine echte Herausforderung für die Planungsrechnung 2021.
Mit dem, was das Jahr 2020 an Einschränkungen und Veränderungen für die Wirtschaft gebracht hat, konnte am 1. Januar niemand rechnen. Die Corona-bedingte Veränderungswelle überrollte die Praxen jedoch unweigerlich und löste - rückwirkend betrachtet - ganz unterschiedliche Reaktionen aus. Somit war der Jahresverlauf untypisch und kann als Grundlage für eine Planrechnung nur bedingt als Basis dienen.
Auswirkungen der Pandemie
Die Auswirkungen von COVID-19 auf den Umsatz der Praxen reichten von unverändert bis 50 Prozent. Dabei muss man unterscheiden, ob über die erbrachten Leistungen (aus der Statistik der Praxisverwaltungssoftware) oder die geflossenen Leistungen (in der Finanzbuchhaltung in den Finanzkonten ersichtlich) gesprochen wird. Viele Praxen berichteten im 3. Quartal, dass die Leistungseinbrüche des ersten Lockdowns weitgehend aufgeholt werden konnten. Andere Praxen jedoch konnten die Ausfälle nicht mehr aufholen. Wie und ob sich der zweite Lockdown auswirken wird, ist derzeit nicht absehbar. Sicher werden wegen regional und lokal unterschiedlicher Regelungen die Auswirkungen uneinheitlich ausfallen. Damit sind die Planungsgrundlagen für das nächste Jahr sehr ungewiss.
Die Bewertung der Veränderungen in den Kosten kann nur aus der Buchhaltung erfolgen. Die fortlaufenden Kosten der Praxis werden ausschließlich aus den geflossenen Zahlungen und somit aus der Finanzbuchhaltung ersichtlich. Dabei sind auch hier die Bereiche differenziert zu betrachten.
Im Bereich der Personalkosten können zum Beispiel Rückgänge sowohl aus dem Bezug von unterstützenden Leistungen (Kurzarbeitergeld, KUG) herrühren als auch von gesunkenen Umsatzbeteiligungen der Honorarerbringer. Wichtig ist: Die Zuflüsse an KUG müssen in der BWA im Bereich der Personalkosten geschlüsselt sein, um eine echte Beurteilung der Personalkostenentwicklung zu ermöglichen. Im Bereich Materialbedarf ist bei differenzierter Buchhaltung ersichtlich, ob Kostenveränderungen im Bereich der durchlaufenden Posten oder im Verbrauch entstanden sind.
Auswahl der Planungsgrundlage entscheidend
Was niemand heute beantworten kann, ist die Frage, wie die Entwicklung der Maßnahmen im Winter sein wird. Klar ist jedoch, dass COVID-19 bis in das nächste Jahr hinein Auswirkungen auf die Situation der Praxen haben wird - sei es die Veränderung der Terminplanung, erhöhte Aufwendungen für ein Hygienekonzept oder auch Mehrkosten für den vorsorglichen Aufbau einer höheren Lagerhaltung.
Kann man das neue Jahr dann überhaupt planen?
Wegen der vorgenannten Erschwernisse wird es sicher in diesem Jahr nicht so einfach sein, die Planung der Praxis für das nächste Jahr zu gestalten. Einige Punkte könnten jedoch helfen, dass Planung und Realität weitestgehend deckungsgleich werden:
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Ermitteln Sie aus der Auswertung des Jahres 2020 die Abweichungen gegenüber dem Vorjahr.
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Überlegen Sie, welche Abweichungen regulärer Entwicklung und welche der Ausnahmesituation geschuldet waren.
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Planen Sie das neue Jahr auf kleinen Zeitabschnitten, also möglichst nach Monaten und nicht als Spiegel des Vorjahres, wie dies häufig geschieht.
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Berücksichtigen Sie dabei monatlich, wie weit der Bezugsmonat von den Durchschnittswerten vergangener Jahre abweicht.
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Spielen Sie nach Möglichkeit unterschiedliche Szenarien durch, und erstellen Sie gegebenenfalls alternative Modelle.