Knappe Ressourcen, mehr Aufgaben und steigende Komplexität - Stadtverwaltungen müssen ihre IT automatisieren, um das Arbeitsaufkommen zu bewältigen. Das gilt für die Administration der IT ebenso wie für mobiles Arbeiten und Bürgerservices.
Die Digitalisierung hat auch bei kreisfreien Städten wie Baden-Baden einen steigenden Stellenwert. Die Stadt fördert mit dem Entwicklungsplan 2030 die Digitalisierung. Zahlreiche Projekte unterstützen eine bedarfsgerechte digitale Infrastruktur für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen mit gebündelten E-Services und interaktiver Kommunikation für alle Akteurinnen und Akteure in der Stadt.
Im Zentrum der zukunftsfesten IT stehen viele konkrete Anwendungen, die das Leben der Bürgerinnen und Bürger sowie der Unternehmen besser und einfacher machen sollen. Zu den bereits umgesetzten Maßnahmen rund um die Digitalisierung gehören unter anderem eine durch die Stadtwerke betriebene Glasfaserinfrastruktur, Long Range Wide Area Network LoRaWAN-Netze zur intelligenten Vernetzung von Sensorik im Stadtgebiet und der Region, das öffentliche Baden-WLAN und E-Services für beispielsweise die Stadtbibliothek. E-Payment, E-Kfz-Zulassung, E-Rechnung, ein digitales Notenarchiv für die Philharmonie und eine Software, die Straßenschäden erfasst. Da Daten zentral erfasst werden (Big Data), ist auch die Stadtmodellierung in 3-D möglich, Analysen in Form von Computersimulationen und der Wissensaustausch in der Stadt haben sich deutlich vereinfacht. Doch noch viele weitere Applikationen tragen zu "the good-good life" bei - dem Motto der Stadt.
Skalierbare Lösungen
Die meisten Städte und Gemeinden dürften wissen, dass die digitale Vielfalt noch viel größer ist, als die Beispiele oben es vermuten lassen: Mehrere Hundert Fachverfahren verwaltet Baden-Baden digital mit wenig Ressourcen. Deshalb werden bei der IT eine interoperable Architektur und skalierbare Lösungen immer wichtiger, die sich vor allem auch einfach verwalten lassen. Wer die vielen Fäden zusammenbringen möchte, braucht die passende Methodik dazu.
Einfache Administration
Die drei Erfolgsfaktoren Zusammenarbeit, Skalierbarkeit und einfache Administration lassen sich gut verdeutlichen am Beispiel "mobiles Arbeiten" sowie an der Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Gerade die Arbeit von zu Hause kann im Katastrophenfall oder bei besonderen, wie aktuell durch das Coronavirus, ausgelösten Situationen überraschend schnell nötig werden und die öffentliche Verwaltung sollte vorbereitet sein. Betroffen sind nicht nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung, sondern auch die Angestellten in den kommunalen Betrieben wie Stadtwerke, Feuerwehren und Schulen. In Baden-Baden betrifft dies 60 Außenstellen, zwei Rechenzentren und 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die teilweise mobil arbeiten.
Als Basis erfordert das Arbeiten am Wunschort Endgeräte wie Notebooks, Tablets oder Smartphones mit aktuellem Anti-Virus-Programm und Betriebssystem. Die Stadt stattete die städtischen Führungskräfte und die Beschäftigten mit rund 200 Notebooks und 450 iPads beziehungsweise iPhones aus und administriert die Geräte auch. Mit eigenen Geräten kommen die Beschäftigten nicht ins städtische Netzwerk. Die Infrastruktur wurde um 130 VPN-Clients ergänzt. VPN (Virtual Private Network) ermöglicht den sicheren Zugang zum Behördennetzwerk für alle Beschäftigten.
Der VPN-Zugang ist auf diesen mobilen Geräten fest installiert. Mit einem Mausklick stellen die Anwenderinnen und Anwender eine sichere Verbindung zum IT-System der Stadt her und haben Zugriff auf die benötigten Daten und Programme. Auch mobil kann nur über einen VPN-Tunnel auf das Internet und städtische Netz zugegriffen werden. Bei der Installation sollten sich eine VPN- und andere Lösungen problemlos in die vorhandene Infrastruktur integrieren lassen, um unnötige Kosten zu vermeiden. Dazu sollte eine Lösung möglichst viele Best Practices und einen hohen Grad an Vorkonfiguration mitbringen, denn nur so kann eine moderne IT mit wenig Ressourcen zuverlässig und schnell laufen. Bei einem VPN-Zugang mit 130 Clients ist es nicht nötig, dass eine IT-Fachkraft auf jeden Rechner einzeln zugreifen muss. Dafür sorgt ein zentrales Konfigurations- und Rechtemanagement, über das Konfigurationen direkt auf die Geräte der Nutzerinnen und Nutzer ausgespielt werden. Damit können sich Stadt sowie Anwenderinnen und Anwender sicher sein, dass Arbeiten an jedem Ort möglich ist, ohne dass von extern Informationen abgefangen werden.
Lösungen vor dem Kauf testen
Auf dem Papier hören sich viele Strategien gut an. Doch die Fallstricke tauchen erst in der Praxis auf. Deshalb sollten Städte und Gemeinden jede Lösung selbst testen, bevor sich später herausstellt, dass Integration und Administration aufwendig sind. Bevor die neue VPN-Lösung eingeführt wurde, mussten die IT-Experten der Stadt Baden-Baden jeden einzelnen VPN-Zugang neu per Hand einrichten. Das erhöhte den Personalaufwand und die Kosten. Es sollte darauf geachtet werden, dass eine Softwarelösung schnell und unkompliziert beschafft und installiert werden kann. Ebenfalls wichtig ist eine hohe Skalierbarkeit, um schneller auf einen veränderten Bedarf reagieren zu können.
Für individuelle Fragen stehen die Stadt Baden-Baden und NCP in einem gemeinsamen Webinar am 16. September zur Verfügung: https://www.digital-bw.de/
Informationen zum Webinar und der VPN-Lösung finden Sie unter: www.ncp-e.com.
Literatur
Fortschreibung Strategischer Entwicklungsplan Baden-Baden 2030, Prinzipien, Strategieziele und Projekte, https://bit.ly/2PqKgpT
König, L. (2015): Digitalisierung im Aufgabenbereich des Stadtmarketings, Bundesvereinigung City- und Stadtmarketing, https://bit.ly/2DCqRQ2
Schrinner, A, Kleibrink, Jan (2020): Intelligente Städte: Was die Lebensqualität mit der Digitalisierung zu tun hat, in: Handelsblatt online vom 24.01.2020, https://bit.ly/2DjCJ9S
Wittpahl, V. (2017): Digitalisierung, Heidelberg, Berlin, www.springerprofessional.de/link/10736626
Kompakt.
Die Stadt Baden-Baden hat ihre IT-Infrastruktur ausgebaut und dem veränderten Bedarf - Homeoffice und mobiles Arbeiten - angepasst.
Ein VPN-Tunnel sorgt für eine sichere Verbindung ins Internet und ins städtische Netzwerk.
Softwarelösungen sollten vor dem Kauf ausreichend getestet werden.
Das sollten Städte und Gemeinden bei der Digitalisierung beachten:
Eine integrative IT-Architektur statt Insellösungen
Flexibler Einsatz der IT-Lösungen, um situationsgerecht handeln zu können
Skalierbarkeit der Lösungen nach oben und unten
Einfache, zentrale Administration: rasche Installation, Rollenvergabe, Mandantenfähigkeit
Interesse an den Funktionen und nicht an den Herstellern und Produktnamen
Pay-per-Use hilft, knappe Budgets zu schonen
Lösungen sollten BSI-konform sein
Biographies
Matthias Götz
ist IT-Leiter der Stadtverwaltung Baden-Baden. 
René Nies
ist Senior Account Executive beim VPN-Software-Spezialisten NCP.