Ist Excel heute noch das optimale Planungs-Tool? In einer Zeit, in der schnelles Reagieren und Entscheiden zur Überlebensfrage für Unternehmen geworden ist, scheinen neuere Lösungen die bessere Wahl zu sein - insbesondere, wenn sie plattformbasiertes Connected Planning ermöglichen.
Digitale Disruptoren sind mittlerweile in nahezu jeder Branche anzutreffen und setzen Unternehmen einem enormen Wettbewerbsdruck aus. Neue Kanäle, innovative Geschäftsmodelle und eine sich verändernde Branchendynamik bringen Organisationen an den Rand ihrer Überlebensfähigkeit. Führungskräfte erkennen mehr und mehr, dass eine größere Agilität der Schlüssel ist, um sich einer zunehmend unsicheren Unternehmenslandschaft anzupassen. Die wichtigste Konstante im heutigen Geschäftsalltag ist der Wandel.
Um wirklich agil zu werden, müssen unternehmerische Entscheidungen rascher, aber dennoch möglichst fundiert getroffen werden. Die Verfügbarkeit großer Datenmengen macht dies grundsätzlich auch möglich. Allerdings muss die digitale Transformation über rein kundenorientierte Bereiche hinausgehen. Sie betrifft heute alle Geschäftsbereiche und Funktionen, auch die Planung. Transformationsinitiativen müssen durch eine leistungsfähige und flexible Planungstechnologie unterstützt werden, denn traditionelle Tabellenkalkulationsprogramme greifen in dieser Hinsicht zu kurz und können mit der Komplexität heutiger Anforderungen nicht mithalten.
Connected Planning ist ein Ansatz zur Unternehmensplanung, der - anders als fragmentierte, oftmals auf Abteilungsebene limitierte Planungsansätze - Mitarbeiter, Daten und Pläne über Abteilungs- und manchmal auch über Unternehmensgrenzen hinweg miteinander verbindet. Connected Planning unterstützt die gesamte Vorstandsebene dabei, transformative Prozesse und deren Anforderungen besser zu managen. Um den Wert eines solchen Connected-Planning-Ansatzes besser zu verstehen, muss auch die Geschichte der Unternehmensplanung kurz betrachtet werden.
"Transformationsinitiativen müssen durch eine leistungsfähige und flexible Planungstechnologie unterstützt werden, denn Tabellenkalkulationsprogramme greifen in dieser Hinsicht zu kurz."
Unternehmensplanung - ein Rückblick
Planungstechnologien sind nicht neu. Im Gegenteil: Unternehmen nutzen bereits seit 30 bis 40 Jahren Planungs-Tools verschiedenster Art. Tatsächlich wurden Tabellenkalkulationen als Werkzeug bereits 1985 eingeführt. Microsoft Excel ist seit den 1990er Jahren in nahezu allen Organisationen das Werkzeug der Wahl und ist auch mehr als 30 Jahre später noch eines der wichtigsten Tools für die Unternehmensplanung in fast allen Branchen. Es ist auch für IT-Laien einfach zu bedienen, flexibel und auf nahezu jedem Desktop jederzeit verfügbar.
Der technologische Fortschritt, die zunehmende IT-Expertise in den Unternehmen und die Möglichkeit, die Programme auf die individuellen Bedürfnisse der verschiedenen Unternehmensbereiche anzupassen, führten in den 1990er und frühen 2000er Jahren zu verschiedenen On-Premise- und Speziallösungen unterschiedlicher Anbieter. Fachabteilungen begannen damit, Speziallösungen für bestimmte Planungsprobleme zu implementieren. Dazu gehörten unter anderem OPEX-, Bedarfs- und Warenplanung sowie die Planung der Anreizvergütungen. Diese Speziallösungen haben einige der Schwachstellen von Excel gekonnt eliminiert und bieten mehr Sicherheit, Skalierbarkeit und eine verbesserte Auditierung. Unternehmen, die in diese Lösungen investiert haben, wollten damit einen "Single Point of Truth" schaffen. Die Entscheidungsträger bemerkten jedoch schnell, dass Mitarbeiter weiterhin Excel als bevorzugtes Planungswerkzeug einsetzten. Der Grund: Die Speziallösungen waren nicht flexibel und erforderten meist eine spezielle Qualifikation. So haben die meisten Unternehmen in der Unternehmensplanung heute noch mit den Schwachstellen der Tabellenkalkulations- und Insellösungen zu kämpfen.
"Speziallösungen waren nicht flexibel und erforderten meist eine spezielle Qualifikation."
Ab dem Jahr 2010 nahmen Cloud-Angebote und -Services immer mehr zu, insbesondere auch im Umfeld der Planung. Unternehmen begannen damit, ihre Speziallösungen in die Cloud zu migrieren. Das Problem besteht jedoch darin, dass diese Anwendungen nicht speziell für die Cloud entwickelt wurden und daher nicht für den Einsatz in der Cloud optimiert sind - was zu erheblichen Einschränkungen bei Funktionalität, Leistung und Benutzerfreundlichkeit führt. Die Technologie wurde zu komplex, um weiterhin allein von Fachabteilungen verwaltet zu werden. Letztere und auch die Business-Analysten verloren die Fähigkeit, selbst Prozesse und Geschäftsabläufe in den Lösungen zu modellieren.
Connected Planning bricht Silos innerhalb von Unternehmen auf und schafft eine gemeinsame Planungsquelle.
Auch heute sind daher noch viele Planungsprozesse von Tabellenkalkulationen bestimmt. In vielen Fällen führen diese Speziallösungen zu einer Umgebung isolierter, fragmentierter Daten, die den Entscheidungsträgern nicht ausreichend Einblick gewähren. Mängel in der Zusammenarbeit und bei Entscheidungen sind die Folge, und die Unternehmen können nicht so operieren, wie sie es heute müssten.
Die neue Art zu planen
Unternehmensplanung und die entsprechende Entscheidungsfindung beschränken sich nicht nur auf die Finanz- oder Supply-Chain-Planung. Sie finden in allen Unternehmensbereichen statt und umfassen unter anderem den Vertrieb, das Marketing sowie die Werbung. Die Unternehmensplanung ist fortlaufend und zyklisch und involviert verschiedene Personen und Daten zu unterschiedlichen Zeiten. Daneben gibt es die operative Planung, also zum Beispiel die Personal- und die Supply-Chain-Planung.
Um das Unternehmen auf eine gemeinsame Strategie auszurichten, müssen viele komplexe Daten aus unterschiedlichen Quellen in verschiedenen Verdichtungsstufen sowie Pläne aus Spreadsheets und Speziallösungen miteinander kombiniert werden. Diese Aufgabe ist ohne zeitgemäße Software-Unterstützung oft entmutigend und zeitaufwendig, und die technischen Lösungen sind nach Fertigstellung meist schon wieder veraltet. Zusätzlich provozieren die oft isoliert voneinander operierenden Bereiche Daten- und Ausführungsfehler, die zu verpassten Fristen und damit nicht wahrgenommenen Chancen führen. Die Opportunitätskosten sind enorm.
Der Ansatz des Connected Plannings wurde Ende der 2000er Jahre vom Planungsexperten Anaplan entwickelt. Er bricht die Silos innerhalb von Unternehmen auf und schafft eine einzige Planungsquelle, die eine vernetzte, funktionsübergreifende Planung ermöglicht. Connected Planning führt zu einer höheren Planungsgeschwindigkeit, zu mehr Agilität sowie zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und bietet für jedes Unternehmen einen Mehrwert. So werden Einkaufsentscheidungen in der Supply Chain beispielsweise sofort in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung erfasst, Bedarfspläne lassen sich direkt aktualisieren, wenn sich die Absatzprognosen ändern, und Anfragen aus dem Management hinsichtlich eines zusätzlichen What-if-Szenarios werden direkt in der Plattform bearbeitet und wirken sich umgehend auf alle Planungen aus. Die Kombination der richtigen Mitarbeiter, die an den entsprechenden Plänen arbeiten, mit den richtigen Daten zur rechten Zeit schafft hier einen echten Mehrwert.
Durch Connected Planning wird eine vernetzte, funktionsübergreifende, flexible und schnelle Planung möglich.
Durch den Einsatz von Connected Planning konnte beispielsweise der Versicherungskonzern Axa seine Planungsläufe, die vormals jeweils über drei Wochen in Anspruch genommen hatten, auf unter eine Woche verkürzen. In der Vergangenheit hatte Axa bei der Planung stark auf Tabellenkalkulationen und Eigenkonstruktionen vertraut. Dies resultierte in sehr viel manueller Arbeit, hohem Konsolidierungs- und Kontrollaufwand, wenig Automatisierung und wenig Flexibilität. Ein Change-Management-Prozess und die Einführung von Connected Planning führten schließlich zu einer nachhaltigen Optimierung des gesamten Planungsprozesses, sodass heute alle Planungskreise im Unternehmen konsequent miteinander vernetzt werden können (vergleiche Axa o. J.).
Planungsanforderungen lassen sich grundsätzlich in zwei unterschiedliche Kategorien einteilen. Da sind zum einen solche Planungen, deren Ablauf und Prozesse bereits "eingeübt" sind und somit für das Unternehmen keine großen Hindernisse darstellen. In der Regel handelt es sich hierbei um Planungsprozesse, die innerhalb einer Abteilung oder eines bestimmten Bereiches stattfinden. Diese Prozesse lassen sich sehr gut mit Spreadsheets oder speziellen Insellösungen abbilden. Beispiele hierfür sind etwa die Betriebskostenplanung, die Investitionsplanung, das Management der Anreizvergütungen oder auch die Sales-and-Operations-Planung. Diese Prozesse sind grundlegend und kritisch für die Unternehmensplanung. Sie steigern den Wert, da sie miteinander und mit der nächsten Ebene der Planungsanforderungen verbunden sind. Unter der zweiten Kategorie der Planungsanforderungen lassen sich Planungen subsumieren, deren Prozess über die Abteilungs- beziehungsweise Bereichsgrenzen hinausgeht und der aus diesem Grund durch hohe Komplexität gekennzeichnet ist. Diese in der Regel vielschichtigen Anwendungsfälle erfordern viel Flexibilität bei der Modellierung sowie die Integration von Daten, die Insellösungen oder Spreadsheet-basierte Systeme nicht ohne Weiteres bieten können. Beispiele dafür sind das Zero Based Budgeting, die Preisoptimierung oder die Gebiets- und Vertriebsquotenplanung. Es gibt Hunderte dieser Anwendungsfälle in der Unternehmensplanung, die noch in einer Tabellenkalkulation abgebildet sind, aber auf eine Connected-Planning-Plattform migriert werden sollten. Der Mehrwert einer einzigen Plattform liegt genau darin: dass nämlich alle Anwendungsfälle gemeinsam vorgehalten werden.
Mehrdimensionalität in der Planung
Eine Besonderheit des Connected Plannings ist die Möglichkeit, mehrere Dimensionen in der Planung zu berücksichtigen. Denn erst die Dimensionen geben den Daten ihre Bedeutung. Eine Zahl - beispielsweise 1.200 - steht so lange in keinem Zusammenhang, bis beispielsweise festgelegt wurde, dass im Januar 2019 die Region X 1.200 Einheiten von Produkt A verkaufte. Erst dann erhält die Zahl eine Bedeutung (vergleiche Abbildung 1). Bei diesem hypothetischen Beispiel wurden also drei Dimensionen verwendet, um der Zahl 1.200 eine Bedeutung für das Unternehmen zu geben: eine Produktdefinition, eine Zeitspanne und eine Region.
Im Connected Planning wird für jede Problem- oder Aufgabenstellung ein eigenes Modell entwickelt. Meistens handelt es sich dabei um Planungen für bestimmte Regionen oder um Quoten für Sales, Operations oder die Supply Chain. In den Modellen bestehen die Dimensionen aus Zeiträumen, Versionen und Listen von Line Items wie Produkten, Mitarbeitern et cetera. Unternehmensdaten lassen sich in "Modulen" speichern, die mehrere Dimensionen enthalten können. Unter Verwendung des vorherigen Beispiels von 1.200 Einheiten eines Produktes X in einem Modul wurde zuerst die Dimension "Zeit" angewendet, dann eine weitere Dimension in Form eines konkreten Produktes X hinzugefügt. An dieser Stelle ergibt sich somit ein zweidimensionales Modul, das einer einzelnen Tabellenkalkulation nicht unähnlich ist. Die Zuweisungen, aus denen dieses Modul nun besteht, sind somit der Faktor Zeit und Produkt-Einheit X. Wenn man nun eine Zahl in eine der Zellen eingibt, zeigt dies an, dass eine bestimmte Anzahl von Einheiten X zu einem bestimmten Zeitraum - also am Schnittpunkt der beiden Dimensionen - verkauft wurde.
Connected Planning führt zu mehr Agilität und zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen.
So lassen sich zum Beispiel Einheiten pro verkauftem Artikel und Monat bemessen. Manchmal muss aber auch mit dem tatsächlichen Umsatz und einem Forecast kalkuliert werden. Verwendet ein Unternehmen ein Spreadsheet, muss in diesem Fall das zweidimensionale Modell auf einer anderen Registerkarte repliziert werden, um eine weitere, dritte Dimension zu erfassen. Über die Connected-Planning-Plattform können Anwender einfach eine weitere Dimension hinzufügen. Auf diese Weise entstehen im selben Modul eine Ist-Version und eine Forecast-Version (Dimension Zeit) - und somit ein dreidimensionales Modul. Dieses lässt sich als Würfel und nicht einfach als flaches Gitter darstellen (vergleiche Abbildung 2).
Die Eingabe von verkauften Einheiten am Schnittpunkt der drei Dimensionen zeigt die verkauften Einheiten nach Artikel, Monat und Versionen (Ist und Forecast) an. Eines der wichtigsten Merkmale des Connected Plannings ist, dass alle erstellten Formeln automatisch auf alle relevanten Dimensionen der Daten angewendet werden. Ein weiterer Vorteil der Lösung: Es lässt sich eine unbegrenzte Anzahl an Dimensionen zusammensetzen. Wenn eine Organisation eine vierte Dimension hinzufügen möchte - wenn also beispielsweise zusätzlich eine Unterteilung nach Regionen oder einzelnen Geschäftsbereichen benötigt wird -, ist dies in einer Tabellenkalkulation ein sehr komplexes Unterfangen. Nicht so im Connected Planning. Hier würde ein Teil der Daten im Modul durch die Dimensionen Zeit, Produkt, Version und Region definiert - die Planung wäre damit mehrdimensional, und der Analyst muss nicht mehr darüber nachdenken, ob dies technisch machbar ist, sondern nur noch über die Geschäftslogik dieser Dimensionen und ob sie in einem Wirkzusammenhang stehen.
Connected Planning kann allen Unternehmen einen Mehrwert bieten.
Technische Umsetzung
Bei der technologischen Umsetzung des Connected Plannings (Anaplan) werden die Vorteile und die Skalierbarkeit von modernen Datenbanken, Spalten, Würfeln und Spreadsheet-Schnittstellen auf einer In-Memory- Plattform kombiniert. Die Plattform wurde speziell für die Cloud entwickelt, ist flexibel und wie eine Tabellenkalkulationsumgebung verfügbar. Die Daten werden von den Fachabteilungen selbst gemanagt. Gleichzeitig bietet die Plattform die Sicherheit, Skalierbarkeit und Auditierung einer Speziallösung. Sie kombiniert die Flexibilität einer Tabellenkalkulation mit der Raffinesse einer OLAP-Engine und der Skalierbarkeit eines Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP-Systems).
"Durch den Einsatz von Connected Planning konnte der Versicherungskonzern Axa seine Planungsläufe auf unter eine Woche verkürzen."
Modelle werden im Connected Planning in der Regel entwickelt, um in der Fachabteilung eine spezielle Fragestellung zu beantworten. Diese Modelle ermöglichen es dem Nutzer, Geschäftsdaten in Echtzeit zu planen und zu analysieren. Beispiele für solche Anwendungsfälle sind etwa Gebiets- und Mengenplanungen, Vertriebsplanungen, Personalplanungen oder auch eine Supply-Chain-Planung. Jedes Modell greift auf die sogenannte Zentralbibliothek zu, hat eine "Engine" und eine "User Experience" (UX), das heißt eine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche.
In der Zentralbibliothek sind die wichtigsten Daten und Dimensionen eines Unternehmens in Listen abgelegt. Sie lassen sich in einem Modell mehrfach referenzieren. Die Engine ist der Ort, an dem die eigentliche Arbeit stattfindet. Hier wird die gesamte betriebswirtschaftliche Geschäftslogik angewendet, und die Berechnungen werden unter Verwendung der gemeinsamen Listen und Dimensionen aus der Zentralbibliothek durchgeführt. Über die UX wird dem Anwender eine intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche geboten.
Anders als in einer Tabellenkalkulation, müssen die Formeln für die einzelnen Kennzahlen dabei nicht in jede Zelle eingegeben werden, sondern sie werden nur einmal als Posten in einer Ergebniszeile (als Line Item) definiert. Dabei wird gewährleistet, dass in jeder Zelle immer auch die jeweilige Dimension - und damit die Beziehung zwischen einem Line Item, einer Dimension und der zugrunde liegenden Geschäftslogik - berücksichtigt wird. Die Dashboards als Oberfläche für den Anwender sind bidirektional. Sie sind auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnitten und können neben Diagrammen und Grafiken auch Anweisungen und Bereiche zur Dateneingabe enthalten. Die Aktualisierung erfolgt in Echtzeit in allen Modulen, die auf diese Daten verweisen, und auch auf allen Dashboards, die darauf zugreifen. Somit lassen sich alle Auswirkungen sofort erkennen.
Literatur
Axa o. J.: Anwenderbericht Unternehmensplanung total vernetzt: Anaplan & AXA = AXAPLAN, https://tinyurl.com/Anwenderbericht-Axa (letzter Abruf: 10.12.2019).
Zusammenfassung.
Unternehmensplanung ist oftmals stark fragmentiert und auf Abteilungsebenen limitiert.
Viele Unternehmen planen immer noch mittels Tabellenkalkulationsprogrammen, die den Anforderungen einer agilen Unternehmenssteuerung jedoch nicht mehr genügen.
Um diese Defizite zu beheben, wurde ein cloudbasierter Planungsansatz entwickelt, der eine Vernetzung der Planung innerhalb des Unternehmens ermöglicht und die Planung insgesamt flexibler und schneller macht.
Simon Tucker
ist Chief Planning Officer bei Anaplan Inc. im Headquarter in San Francisco, USA.
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