Wachsende Datenmengen mit hohem Strukturierungs- und Analysebedarf eröffnen Controllern neue Steuerungsmöglichkeiten, aber auch zusätzliche Aufgaben. Um diese mit den existierenden Ressourcen bewältigen zu können, ist es unabdingbar, bestehende Prozesse effizienter und automatisierungsfreundlicher zu gestalten.
Rund 45 Prozent aller Tätigkeiten in Unternehmen können laut Schätzungen der Unternehmensberatung PwC automatisiert werden. Weltweit entsprechen diese Effizienzsteigerungen einem Einsparungspotenzial von circa zwei Billionen US-Dollar im Personalkostenbereich (PwC 2016). Darüber hinaus können auch schwerer quantifizierbare Einsparungen erzielt werden, indem zum Beispiel Fehler durch manuelle Tätigkeiten reduziert oder Steuerungsmaßnahmen schneller umgesetzt werden. Automatisierung im Finanz- und Controlling-Bereich ist jedoch oft nur rudimentär ausgeprägt, da viele Unternehmen den Digitalisierungsfokus zunächst auf produktionsnahe Bereiche legen. Insbesondere im Controlling gibt es aufgrund der etablierten Routinen und Prozesse wie Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse sowie Planung allerdings immense Potenziale zur Effizienzsteigerung. In Anbetracht der meist hoch qualifizierten und bezahlten Mitarbeiter sind diese Verbesserungsmaßnahmen mit entsprechenden Kosteneinsparungen verbunden. Zudem führt die Eliminierung manueller Controlling-Prozesse zu einer höheren Datenqualität und Transparenz sowie kürzeren Bearbeitungs- und Reaktionszeiten, und sie setzt Ressourcen für Tätigkeiten mit höherem Wertbeitrag frei.
Woran scheitert Automatisierung?
Trotz dieser umfassenden Vorteile für Unternehmen und Arbeitnehmer werden Potenziale in vielen Unternehmen nur langsam realisiert. Die Gründe hierfür sind vielfältig:
Fehlende Digitalisierungsstrategie für den Finanzbereich: Eine digitale Transformationsstrategie ist Grundvoraussetzung für eine umfassende Automatisierung. Relevante Daten und Systeme müssen definiert sowie notwendige Ressourcen und technisches Know-how gemanagt werden. Fehlt diese Strategie, hat das Controlling oft mit gewachsenen heterogenen Systemlandschaften zu kämpfen. Manuelle, potenziell fehleranfällige Schnittstellen und hoher manueller Aufwand zur Datenaufbereitung sind die Folge. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie sollten Unternehmen daher bestehende Systeme hinterfragen und sich für integrierte und reportingorientierte Lösungen entscheiden, um händischen Aufwand zu minimieren.
Geringe Ressourcen im Finanzbereich sowie der Inhouse IT: Für die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist die Kooperation zwischen Finanz- und IT-Bereich notwendig, zum Beispiel um Schnittstellen oder Systeme anzupassen. Gibt es Kapazitätsengpässe in der Inhouse IT, konzentrieren sich Unternehmen zunächst jedoch meist auf die produktionsnahen Bereiche. Der Einsatz externer Berater kann Abhilfe schaffen, ist aber mit zusätzlichen Kosten verbunden.
Zeitaufwendige Insellösungen einzelner Abteilungen: In großen Unternehmen und Konzernen ist es möglich, dass eine zentral geplante Digitalisierungsstrategie nicht alle dezentralen Bedarfe des Finanzbereichs abdeckt. Der Wunsch, individuellen Anforderungen gerecht zu werden, führt oft zu zeitaufwendigen manuellen Insellösungen.
Unzureichendes Change Management: Selbst wenn die technischen Voraussetzungen gegeben sind, ist dies jedoch kein Garant für eine umfangreiche Automatisierung. Nur durch das Bewusstsein des Einzelnen für Automatisierungspotenziale können möglichst viele manuelle Prozesse automatisiert werden. Wird dies nicht durch strukturiertes Change Management begleitet, kann die natürliche Abwehrhaltung gegenüber Veränderungen oder die Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes ein weiteres Hindernis darstellen.
Welche Technologien stehen zur Verfügung?
Mittels unterschiedlicher Technologien kann das Controlling selbstständig, das heißt ohne Einbindung der IT-Abteilung, kostengünstig und schnell Automatisierungspotenziale umsetzen und die Effizienz der Controlling-Prozesse steigern. Zwei hierfür geeignete Technologien sind Visual Basics for Applications (VBA) und Robotic Process Automation (RPA). Auch individuelle Prozesse, für die umfassende IT-Lösungen zu zeitaufwendig und teuer wären, können so automatisiert und effizienter gestaltet werden. Die Potenziale dieser Technologien werden jedoch häufig unterschätzt. Dabei ermöglichen RPA und VBA die Automatisierung aller regelbasierten repetitiven Prozesse, die auf strukturierten Daten basieren.
VBA ist eine vergleichsweise einfache skriptbasierte Programmiersprache, die auf die Steuerung von Microsoft- Office-Anwendungen wie zum Beispiel Excel und Access ausgelegt ist. Daten lassen sich durch Automatisierungsroutinen, sogenannte Makros, aufbereiten und innerhalb des Office- Paketes nutzen. Eine Verknüpfung mit dem ERP-System ist komplex und nur eingeschränkt möglich. Mithilfe des integrierten Aufzeichnungs-Tools können jedoch auch unerfahrene Nutzer einfache Prozesse in ein Skript übertragen und bei Bedarf anpassen. Sobald der Nutzer das Aufzeichnungs-Tool aktiviert hat, überträgt das Tool alle Maus- und Tastenklicks in VBA-Code. Das entstandene Makro kann dann bei Bedarf direkt oder nach kleineren Anpassungen (zum Beispiel Zellbezug ändern) ausgeführt werden.
Bei RPA handelt es sich um Software-Roboter, die Tätigkeiten eines menschlichen Nutzers imitieren. Die Programmierung solcher RPAs erfolgt, anders als bei VBA, nicht anhand eines fortlaufenden Skriptes. Stattdessen nutzen RPA-Plattformen Flussdiagramme und "Drag-and-drop"-Funktionalitäten, um Prozesse einfach und nutzerfreundlich zu modellieren. Dabei handelt es sich um die grafische Darstellung der einzelnen Schritte, die für den Ablauf eines Algorithmus notwendig sind. So können unter anderem "Wenn-Dann"- oder "Wahr-Falsch"-Logiken visuell implementiert werden. Zudem können sogenannte RPA-Bots bei Bedarf ohne Interaktion mit einem physischen Nutzer rund um die Uhr Arbeiten ausführen. Der Bot kann zum Beispiel über Nacht selbstständig Daten aus dem ERP-System herunterladen, diese aufbereiten und per E-Mail versenden. Der Controller muss sich dann nur noch mit der Interpretation der Daten befassen. Während VBA allen Nutzern direkt und kostenlos zur Verfügung steht, ist RPA mit Anschaffungs- und Betriebskosten verbunden.
Eine Übersicht über die wesentlichen Unterschiede der beiden Technologien enthält Tabelle 1 (S. 64). Bei der Wahl der geeigneten Technologie sollten Kosten und Nutzen abgewogen werden. Die Checkliste in Tabelle 2 (S. 65) kann diese Entscheidung in der Praxis erleichtern.
| VBA | RPA | |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | in MS Office integriert; steht Office-Nutzer automatisch zur Verfügung | separate Programme notwendig; steht Nutzern mit entsprechender Lizenz zur Verfügung |
| Kosten | kostenfrei für Office-Nutzer | Anschaffungs- und Betriebskosten (Lizenzen etc.) |
| Interaktion | Prozess muss manuell gestartet werden | Vollautomatisierung oder Interaktion möglich |
| Einsatzzeiten | entspricht Arbeitszeit des Nutzers | 24h/7 Tage pro Woche/365 Tage pro Jahr |
| Anwendungsgebiet | Datenbearbeitung innerhalb von MS-Office-Programmen (z. B. Excel, Access) und Export (z. B. E-Mail, Präsentation) | systemübergreifend auch ohne bestehende Schnittstellen |
| Beispiele | Buchungsvorlage erstellen, die manuell gebucht wird; | Buchung durchführen; |
| manuell in Excel eingegebene Daten aufbereiten und versenden | Daten automatisch aus unterschiedlichen Systemen zusammenstellen, bearbeiten und in Reporting-System hochladen oder versenden | |
| Quelle: eigene Darstellung | ||
| Technologie sollte genutzt werden, wenn: | VBA | RPA |
|---|---|---|
| Anzahl manueller Schritte | hoch | hoch |
| Anzahl genutzter Systeme | niedrig | hoch |
| Automatisierungsgrad | Nutzerinteraktion | Vollautomatisierung |
| Prozessstabilität | hoch | hoch |
| Zeitaufwand der Datenbeschaffung | niedrig | hoch |
| Zeitaufwand der Datenaufbereitung | hoch | weniger relevant |
| Fehleranfälligkeit der Datenbeschaffung | gering | hoch |
| Fehleranfälligkeit der Datenaufbereitung | hoch | weniger relevant |
| Quelle: eigene Darstellung | ||
Wie lässt sich die Effizienz steigern?
Grundvoraussetzung für eine Effizienzsteigerung durch Automatisierung im Controlling ist die Verfügbarkeit digitaler In- und Outputs für alle Prozesse. Im Idealfall sollten diese Daten über möglichst wenige Systeme verteilt sein. Zudem sollte die Finanzabteilung anstreben, eine Datenquelle als "Single Source of Truth" zu etablieren.
Um Automatisierungstechnologien optimal zu nutzen, ist es des Weiteren wichtig, dass bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, die sich als die vier Pfeiler effizienter Controlling-Prozesse zusammenfassen lassen (vergleiche Abbildung 1). Diese lassen sich am Beispiel des Budget-Prozesses verdeutlichen:
Pfeiler 1 - Standardisierung: Standardisierte Datenformate ermöglichen, Daten schnell zu kombinieren, zusammenzufassen und weiterzuverarbeiten. Werden zum Beispiel für eine quartalsweise Detailplanung Daten bei einer Vielzahl von Kostenstelleninhabern oder Bereichsleitern in einem standardisierten Format abgefragt, gibt es zwei Möglichkeiten: (1) Die Rückmeldungen werden per E-Mail gesammelt und mittels VBA zu einer Übersicht aggregiert, oder (2) die Rückmeldungen gehen per E-Mail an einen RPA-Bot. Der Bot kann aufgrund der Standardisierung Plausibilitäts-Checks durchführen, Erinnerungs-E-Mails versenden und nach Eingang aller Rückmeldungen eine Übersichtsdatei an den Controller verschicken.
Pfeiler 2 - Flexibilität: Flexible Master-Dateien lassen sich durch Anpassung der Hauptparameter, zum Beispiel Planungsszenario, Geschäftsjahr, Planeinheit, automatisch und schnell aktualisieren. Der hohe Zeitaufwand für die manuelle Erstellung von Planungsdateien pro Planeinheit beschränkt sich somit auf die Erstellung einer (!) Datei. Mittels VBA werden zum Beispiel Planungsdateien für jede Einheit in wenigen Sekunden generiert und verschickt.
Pfeiler 3 - Transparenz: Bei einer Vielzahl an Planeinheiten ist es notwendig, informative Übersichten zu erstellen. Innerhalb weniger Sekunden ermöglichen sowohl VBA als auch RPA, dass fertige Planungsdateien in eine Analysedatei oder ein Analysesystem automatisch importiert werden. Analysedateien sollten so gestaltet sein, dass sich verschiedene Planungsjahre und -szenarien flexibel und ohne manuellen Aufwand gegenüberstellen lassen. Eine klare Trennung von Datengrundlage (in Master-Datei), Bearbeitung (manuelle Anpassungen) und Auswertung/Reporting ermöglicht Transparenz und Flexibilität bei Änderungen und minimiert Fehlerrisiken.
"Die Wahl der richtigen Automatisierungstechnologie sollte fallbasiert sein."
Pfeiler 4 - Replizierbarkeit: Im Reporting-Bereich müssen Analysen monatlich repliziert werden. Um Konsistenz zu gewährleisten, ist es wichtig, dass Datengrundlage und Datenaufbereitung jeden Monat identisch sind. Unstrukturierte Prozesse mit hohem manuellen Aufwand sind oft fehleranfällig. Im Nachgang ist es dann schwierig und zeitaufwendig, Fehler nachzuvollziehen: Handelt es sich um einen Übertragungsfehler oder wurden Daten systemseitig geändert? Wurden Annahmen getroffen und einzelne Werte gelöscht? Als Best Practice sollte daher jede Analyse eine detaillierte Dokumentation besitzen. Auch der Workflow und mögliche Annahmen sollten genau dokumentiert werden. Dies führt zu minimalem Wissensverlust bei Mitarbeiterwechseln und ermöglicht die einfache Übertragung auf verwandte Sachverhalte. Zudem ermöglicht eine genaue Prozessdokumentation die Automatisierung. Ist die Automatisierung erfolgt, lässt sich jeder Prozessschritt anhand des zugrunde liegenden Skriptes nachvollziehen und beliebig häufig replizieren.
Diese vier Pfeiler lassen sich auf sämtliche Routineprozesse wie Reporting, Datenabgleiche oder manuelle Datenabfragen anwenden. Auch Ad-hoc-Anfragen können durch Orientierung an diesen Grundprinzipien schnell und flexibel erstellt und bei Bedarf in regelmäßige Reportings überführt werden.
Was folgt daraus für die Organisation?
Es ist Aufgabe des Controlling-Bereichs, alle Mitarbeiter zum Thema Digitalisierung und Automatisierung zu schulen und zu sensibilisieren. Einfache Automatisierungsprojekte lassen sich durch Aufzeichnungs-Tools mit geringem Aufwand und Grundkenntnissen der Programmierung umsetzen. Wenig IT-affine Nutzer kommen bei komplexeren Automatisierungsthemen jedoch schnell an ihre Grenzen. Folglich ist es nicht zielführend, alle Mitarbeiter zu VBA- und RPA-Programmierern auszubilden. Automatisiert zudem jeder Mitarbeiter sein eigenes Prozess-Portfolio, führt dies zu neuen Insellösungen. Zudem entstehen Ineffizienzen, da in jeder Abteilung neue Automatisierungswege für oft ähnliche Prozesse und Probleme entwickelt werden müssen, statt eine fertige Programmierung für neue ähnliche Sachverhalte leicht abzuwandeln. Skaleneffekte bleiben dadurch weitestgehend aus. Wird demgegenüber ein zentrales Automatisierungs-Team eingerichtet, besteht die Gefahr, dass in einem solchen Center of Excellence ein Verständnis für Prozesse der Unterbereiche fehlt und Potenziale nicht umfassend identifiziert werden.
Die Ausbildung eines Controllers pro Abteilung als Entwickler und deren zentrale Koordination kann daher ein Weg sein, eine adäquate Automatisierung zu erreichen. Um Automatisierungstechnologien im gesamten Finanzbereich zu etablieren, sollten diese Technologien im Unternehmen hohe Präsenz haben, damit auch Nicht-Experten ein Verständnis für Automatisierungspotenziale entwickeln. So kann jeder Mitarbeiter Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten in seinem eigenen Arbeitsbereich identifizieren und diese schnell und unkompliziert mithilfe des abteilungseigenen Entwicklers umsetzen. Eine Steuerung aus dem CFO Office heraus kann hilfreich sein, um dem Thema die nötige unternehmensweite Visibilität und Relevanz zu verleihen. Die Einführungsphase sollte zudem von Change-Management- Maßnahmen und Schulungen begleitet werden, um weitreichende Akzeptanz der Mitarbeiter zu erzielen und Unterstützung für Automatisierungsprojekte zu erhalten.
Nach einem Übergang zur Routine ist es zielführend, den regelmäßigen Austausch von Automatisierungsideen und umgesetzten Projekten innerhalb des Entwicklernetzwerks zentral zu steuern und zu fördern. Um Synergien zu heben, sollten zudem programmierte Skripte über eine zentrale Plattform geteilt werden. Auch automatisierte und stabile Prozesse sind in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und zu hinterfragen. So können Kapazitäten für neue Prozesse freigesetzt und unnötige Datenfluten vermieden werden.
Schlussbetrachtung
Die Automatisierung strukturierter, repetitiver Prozesse setzt Kapazitäten für höherwertige Tätigkeiten frei. So ergeben sich Möglichkeiten, verstärkt die Rolle des strategischen Business Partners einzunehmen (vergleiche Schäffer/Weber 2016), insbesondere da die Automatisierung mit einer Steigerung der Datenqualität einhergehen sollte und somit weniger Zeit für die Überprüfung von Daten benötigt wird. Stattdessen können sich Controller mit der Analyse und Interpretation von Daten beschäftigen und das Management so bei der Entscheidungsfindung unterstützen. Wie schnell diese Effizienzsteigerungen erzielt werden können, wird von der Organisation innerhalb des Finanzbereichs abhängen. Gleichzeitig stellt sich die Frage, wie schnell das Controlling in der Lage sein wird, seine Rolle im Unternehmen anzupassen und aktiv neu auszurichten.
Literatur
Kleehaupt-Roither, B./Unger, T. (2018): Von RPA-Mythen zur Automatisierungsstrategie, in: Controlling & Management Review, 62 (8), S. 48-56.
www.springerprofessional.de/link/16248446
PwC, Torlone, T./Howell, R./Ip, F./Mahajan, A. (2016): Organize Your Future With Robotic Process Automation, https://tinyurl.com/pwc-rpa (letzter Abruf: 20.02.2020).
Schäffer, U./Weber, J. (2016): Die Digitalisierung wird das Controlling radikal verändern, in: Controlling & Management Review, 60 (6), S. 6-17.
Zusammenfassung.
Eine fehlende Digitalisierungsstrategie, limitierte Ressourcen, Partikularinteressen oder interne Widerstände führen dazu, dass Automatisierung in vielen Finanzabteilungen nur rudimentär ausgeprägt ist.
Mit Technologien wie Robotic Process Automation (RBA) oder Visual Basics for Applications (VBA) können schnell und kostengünstig umfassende Effizienzsteigerungen erzielt werden.
Der organisatorische Ansatz, die Wahl der richtigen Technologie und eine automatisierungsfreundliche Strukturierung der zugrunde liegenden Prozesse sind Grundvoraussetzungen für den Erfolg der Automatisierung.
Handlungsempfehlungen.
neben einer allgemeinen Digitalisierungsstrategie auch einen Automatisierungsplan für den Finanzbereich entwickeln, um schnell ein adäquates Automatisierungs-Level und die damit einhergehenden Effizienzen zu erzielen.
standardisierte Datenformate nutzen, um Informationen selbst bei manuellen Abfragen schnell automatisiert zusammenzufassen.
stets mit flexiblen Master-Dateien arbeiten, um Änderungen und Ergänzungen effizient umzusetzen.
Prozesse transparent und übersichtlich gestalten, sodass diese replizierbar sind, wodurch Sie Fehlerrisiken minimieren und die Datenqualität erhöhen.
Springer Professional.
RPA
Langmann, C./Turi, D. (2020): Robotic Process Automation (RPA) - Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, Wiesbaden. www.springerprofessional.de/link/17725566
Koch, C./Fedtke, S. (2020): Robotic Process Automation - Ein Leitfaden für Führungskräfte zur erfolgreichen Einführung und Betrieb von Software-Robots im Unternehmen, Berlin, Heidelberg. www.springerprofessional.de/link/17997498
Dr. Juliane Wutzler
ist RPA Developerin und Controllerin im Bereich Pharmaceutical Packaging der Schott AG in Mainz.